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Durant le processus de transfert, des centaines de membres du personnel ont collaboré pendant des semaines pour faire migrer minutieusement des centaines de milliers de données de patients vers le système Epic.
Pour les patients qui ont visité l’Hôpital le 1er juin, c’était un jour comme un autre. Les rendez-vous, les repas et les analyses se sont déroulés comme d’habitude. Or, ce jour-là, tout était différent pour le personnel, qui commençait à utiliser Epic, le nouveau système d’information sur la santé de L’Hôpital d’Ottawa qui remplace les dossiers papier.
Même si les patients n’ont rien remarqué, la transition des systèmes existants vers Epic n’a pas été une mince affaire.
« Le transfert et la transition vers Epic se sont avérés une expérience tout à fait unique. »
« La sécurité des patients était primordiale durant la mise en œuvre du nouveau dossier de santé électronique. Nous devions convertir toutes les données conservées dans nos systèmes existants pour les verser dans Epic avant son lancement le 1er juin », déclare Kevin Peters, directeur des Soins chirurgicaux.
Le processus de transition s’est déroulé au cours des 22 jours précédents, durant lesquels près d’un millier d’employés ont transféré des milliers d’ensembles de données dans le nouveau système.
Le transfert a officiellement commencé le 12 mai par la conversion de plus de 80 000 rendez-vous cliniques.
« Des équipes d’infirmières, de pharmaciens et de commis aux admissions travaillaient chacun avec deux écrans : l’un pour afficher le système existant, l’autre pour saisir les données dans Epic », affirme M. Peters. « Les infirmières devaient dépouiller les données de chaque chambre et de chaque dossier pour en extraire les renseignements pertinents des patients, puis les saisir dans le système électronique. »
Le personnel a répété le même processus pour chaque unité afin de traiter toutes les données, à partir des rendez-vous au bloc opératoire jusqu’aux consultations en chirurgie, en passant par les examens d’imagerie médicale. En équipe, ils n’ont ménagé aucun effort pour ainsi convertir les renseignements liés à 1 100 patients, à 18 000 prescriptions de médicaments et à plus de 15 000 ordonnances dans Epic, et ce, seulement pour les patients hospitalisés!
Afin de veiller au déploiement favorable du transfert, sa progression faisait l’objet d’une surveillance rigoureuse à quelques heures d’intervalle dans les six établissements de santé qui adoptaient simultanément Epic le 1er juin. Au fur et à mesure que les données étaient saisies, les systèmes électroniques en confirmaient l’exactitude et l’intégrité.
« La réussite de la transition n’a été véritablement validée que lorsque les infirmières et les médecins ont pu se connecter à Epic pour la toute première fois », explique M. Peters.
« Et le 1er juin, les professionnels de la santé ont ouvert le nouveau système pour trouver au bout des doigts toute l’information dont ils ont besoin pour assurer la continuité des soins », ajoute M. Peters. « Le transfert nous a permis d’assurer une transition fluide pour les patients. Ils n’auront remarqué aucune différence. »
Le franc succès de cette transition est dû à la collaboration et aux efforts déployés par le personnel de l’Hôpital pendant de nombreux jours et nuits. Par leur professionnalisme et leur persistance, ils ont protégé la sécurité des renseignements des patients pour nous propulser dans une nouvelle ère des soins de santé.
« C’était remarquable de voir administrateurs, directeurs et membres de la haute direction se retrousser les manches, travailler ensemble et reconnaître l’importance de réussir cette transition », affirme M. Peters. « Le transfert et la transition vers Epic se sont avérés une expérience tout à fait unique. »
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