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Marie-Pierre Trempe, infirmière autorisée , utilise la mallette Epic pour enregistrer les patients dans Epic, ce qu’on ne pouvait faire qu’à l’Hôpital auparavant.
Les fonctionnalités d’Epic, le système d’information sur la santé de L’Hôpital d’Ottawa, sont tout simplement impressionnantes. Depuis son lancement le 1er juin 2019 à L’Hôpital d’Ottawa et chez six partenaires régionaux en santé, tout est entièrement numérisé dans le système Epic – des tests de dépistage de la COVID-19 aux radiographies du cerveau de centaines de milliers de patients de la région – propulsant ainsi les soins centrés sur le patient dans l’ère numérique.
Ces puissantes fonctionnalités qui étaient seulement accessibles à l’Hôpital tiennent désormais dans un espace de la taille d’une mallette.
« L’idée de la mallette Epic est de pouvoir ouvrir la mallette, ouvrir un ordinateur portable et saisir un mot de passe sans dépendre d’un réseau sans fil, ou de toute autre infrastructure, pour accéder à toutes les fonctionnalités d’Epic », affirme John Trickett, directeur à L’Hôpital d’Ottawa.
En d’autres termes, la mallette Epic est une innovation qui permet la mobilité du puissant système Epic – et qui se traduit par encore plus d’avantages pour les patients.
« Tant que la mallette est alimentée en électricité, vous pouvez l’utiliser. »
L’un des principaux atouts est le côté pratique. La mallette Epic a d’ailleurs été utilisée dans les foyers de soins de longue durée où des résidants et des membres du personnel ont passé le test de dépistage de la COVID-19.
« Ainsi, ces résidants n’avaient pas besoin de se déplacer à l’Hôpital ou au Centre d’évaluation pour passer le test de la COVID-19 », explique Rosemary Bickerton, responsable du Centre d’évaluation pour la COVID-19 à l’aréna Brewer. « Nous pouvons faire à partir de cette mallette tout ce qu’on aurait fait à l’aréna Brewer. »
Les professionnels de la santé qui utilisent la mallette Epic pourront rencontrer des patients à domicile ou ailleurs, les enregistrer dans le système Epic et consulter leurs dossiers, prescrire des examens ou des analyses et utiliser Epic de la même façon que s’ils étaient à l’Hôpital.
La mallette Epic est entièrement intégrée à MyChart, le portail pour patients d’Epic. Ainsi, les patients qui ont un compte MyChart peuvent recevoir leurs résultats en toute sécurité sur un ordinateur portable, une tablette ou un téléphone intelligent, et ce, dès qu’ils sont disponibles.
Contrairement à la version d’Epic utilisée à l’Hôpital qui requiert une infrastructure lourde, la mallette Epic utilise le même type de technologie qu’un téléphone cellulaire, mais beaucoup plus sécuritaire.
« Cisco Meraki est une solution de réseau mobile », dit Jim Makris, gestionnaire des Services de réseaux à L’Hôpital d’Ottawa. « Elle fonctionne sur le réseau LTE à l’aide d’une carte SIM comme un téléphone. Elle ne dépend aucunement de l’infrastructure d’un site satellite. Vous avez seulement besoin d’une alimentation en électricité. Dès que vous la branchez, elle établit automatiquement une connexion sécurisée entre l’Hôpital et les appareils à distance. »
« Essentiellement, elle crée une unité satellite entièrement connectée à l’Hôpital », affirme Stephen Roos, gestionnaire des Services à la clientèle. « Tant que la mallette est alimentée en électricité, vous pouvez l’utiliser. »
Le système intègre de nombreuses fonctions de sécurité et de protection de la vie privée. Tout utilisateur doit entrer ses informations de connexion à Epic pour accéder au système. L’appareil Cisco Meraki offre un cryptage 256 bits sur un canal IPSec entièrement sécurisé. En cas de vol ou de perte de la mallette, l’Hôpital est en mesure de désactiver sa connexion. La mallette ne contient elle-même aucun renseignement personnel de patients; toutes les données de patients sont conservées dans Epic, qui est doté de ses propres systèmes et protocoles solides en matière de sécurité et de protection de la vie privée.
À l’avenir, la mallette Epic pourrait être utilisée dans de nombreux autres milieux, notamment dans les communautés éloignées du Nunavut, dans une clinique temporaire, après un désastre naturel ou partout où l’infrastructure complète de l’Hôpital n’est pas disponible.
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