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Le 30 novembre 2010 – Le personnel du Bureau de la protection des renseignements personnels prend les mesures suivantes dès qu’il est mis au courant d’une atteinte à la vie privée :

• Mettre immédiatement en œuvre le protocole à suivre en cas d’atteinte à la vie privée.
• Déterminer la portée de l’atteinte potentielle à la vie privée et prendre des mesures pour la limiter.
• Identifier les personnes victimes de l’atteinte à la vie privée, les prévenir de la situation et présenter des excuses au nom de L’Hôpital d’Ottawa.
• Faire une enquête et corriger la situation.

Nous traitons tous les incidents de la façon qui s’impose, conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels de L’Hôpital d’Ottawa. Nous maintenons également notre engagement à protéger le caractère privé, la confidentialité et la sécurité de tous les renseignements personnels sur la santé que les patients nous transmettent. Nous traitons chaque cas individuellement. Toute violation à cette politique par des employés entraîne des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au renvoi. Les médecins et les résidents qui violent leur devoir de respect de la vie privée et de confidentialité tel qu’il est défini dans la politique risquent la suspension ou l’abolition de leurs privilèges.

Prévenir les atteintes à la vie privée

Voici certaines des mesures mises en place pour prévenir les atteintes à la vie privée :

• Des politiques définissent clairement les renseignements personnels sur la santé et limitent leur accès.
• Nous offrons aux employés une formation sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Nous avons d’ailleurs fait une vidéo sur le sujet.
• Tous les nouveaux employés signent une entente de confidentialité qui précise leurs obligations. Nous leur envoyons aussi chaque année un engagement à la confidentialité qui leur rappelle ces obligations.
• Nous procédons à des vérifications au hasard dans les dossiers électroniques de l’Hôpital. Les utilisateurs ont seulement accès aux renseignements dont ils ont besoin pour faire leur travail.
• Nous avons mis en place de nombreuses mesures pour protéger les renseignements dont les employés sont responsables, notamment des mesures matérielles (locaux et classeurs verrouillés), administratives (accès limité aux renseignements nécessaires) et techniques (mots de passe, drapeaux, cryptage, etc.).